İşyeri Sağlık Kayıtlarının Değeri

İş sağlığı ve güvenliği açısından iş yeri sağlık kayıtlarının doğru şekilde değerlendirilmesi ve buradan çıkan sonuçlara göre düzenlemeler yapılması gerekir. Bu süreçte işyeri hekimi ile birlikte iş güvenliği uzmanı ve işyeri hemşiresinin de görev ve sorumluluğu vardır.

İş sağlığı ve güvenliği uygulama ilkeleri, çalışma ortamında İSG alanında gerçekleştirilecek tüm faaliyetlerin özeti durumundadır. Söz konusu prensiplerin tamamının kayda geçirilmesi ve ilgili mevzuatta belirtilen süre boyunca saklanması gerekir.

İşyeri kayıtları ile ilgili veriler şunlardır:

• Uygun işe yerleştirme
• İşyeri risk kontrolü
• İşyeri risklerinin tespiti
• Aralıklı kontrol (periyodik) muayeneleri
• Çalışma alanında tıbbi bakım hizmetleri
• Sağlık eğitimi

İş sağlığı ve güvenliği uygulamalarında kayıtların tutulmasının farklı nedenleri vardır. Bu nedenler şu şekilde sıralanabilir:

• Çalışanların sağlık problemlerinin tanımlanması
• Demografik profilin belirlenmesi
• Kişisel izleme ilişkin yapılandırma
• İş sağlığı ve güvenliği hizmetlerinin değerlendirilmesi
• Mevzuattan kaynaklı yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi

Kayıtların doğru ve etkili bir şekilde tutulabilmesi için etkin bir kayıt sisteminin oluşturulması gerekir. Etkin kayıt sistemi tarafından sağlanan avantajlar şunlardır:

• Problemlerin tespiti
• Öncelikli müdahale alanlarının belirlenmesi
• Erken ve etkin müdahale imkanı
• Sağlığın korunması

Faaliyetlerin tamamında kayıt tutulması yararlı sonuçlar vermektedir. Bundan dolayı kayıtların tüm faaliyetlerde tutulması tavsiye edilir. Ancak bazı faaliyetlerde kayıtların tutulması zorunludur. Başta bu zorunlu kayıtlar olmak üzere işyerindeki sağlık kayıtları, önemli veri kaynaklarıdır. Bunlara ilişkin detaylar şu şekildedir:

Kişilerin eğitim durumu, cinsiyeti, yaşı, medeni durumu, işe başlama zamanı, alışkanlıkları ve işten uzak kalma süreçleri gibi kayıtlardır.

İşe girişi muayenesi ve periyodik muayenelere ilişkin kayıtlar, poliklinik kayıtları, kaza ve hastalık kayıtları şeklindedir.

Maruziyet süreleri, ortam ölçümü neticeleri ve gözlem kayıtları şeklindedir.

Bunların haricinde risk değerlendirme kayıtları ve diğer kayıtlar da işyeri sağlık kayıtlarındaki önemli veri kaynakları olarak kabul edilir.

Çalışma ortamlarına özel olarak tutulması gereken kayıtlar bulunabileceği gibi aşağıda yer alan listede yer alan kayıtlardan bazılarının tutulması gereksiz de olabilir. Bundan dolayı işyerlerinin ilgili mevzuata hakim olmalı ve buna göre gerekli olan kayıtları, yine mevzuatın belirttiği şekilde tutmalıdır. Tutulması gereken kayıtlar şu şekildedir:

• Periyodik muayene kayıtları
• Sağlık raporları
• Kişisel sağlık dosyaları
• İş kazası ile ilgili kayıtlar
• Meslek hastalığına ilişkin kayıtlar
• İşçi özlük dosyası
• Tedavi kartları
• Yıllık çalışma planı
• İşyeri değerlendirme raporu
• Malzeme güvenliği ile ilgili olan bilgi formları
• İSG Eğitimi ile ilgili kayıtlar
• Yıllık değerlendirme raporu
• Meslek hastalığı ve iş kazası istatistik fişi
• İSG Kurulu tutanak ve raporları
• İşyeri hekimi ziyaret formu
• Kronik ve bulaşıcı hastalıklara ilişkin kayıtlar
• Portör muayene kayıtları
• Engelli ve çocuk çalışanlara ilişkin kayıtlar
• Gece vardiyasında çalışan kadın çalışanlarla alakalı kayıtlar
• Gıda analiz raporları
• İçme suyu analiz raporları
• Çocuk bakım birimi ve emzirme odası olan çalışma yerinde tutulan kayıtlar
• Emzikli ve gebe kadın çalışanlarla ilgili sağlık kayıtları

Kişisel sağlık dosyasına ilişkin OSGB ve İSGB’erin sorumlulukları vardır. İlgili birimlerin hazırlaması gereken veya hazırlanması sürecine destek vermesi gerekli olan kayıtlar ve raporlar şunlardır:

• Yıllık değerlendirme raporu
• Yıllık çalışma planı
• Çalışanların sağlık gözetimi
• Çalışma yerine ilişkin ortam gözetimi
• Meslek hastalıkları ve iş kazaları
• İş sağlığı ve güvenliği hizmetlerine ilişkin bilgiler ve sonuçlar

Bunlara ek olarak çalışanların yürüttükleri işler, maruz kalma bilgileri, risk değerlendirme neticeleri, periyodik ve işe giriş muayenelerinin sonuçları, meslek hastalıkları ve iş kazaları ile kişisel sağlık dosyalarının muhafaza edilmesinden de sorumludurlar. Bu sorumluluklarını, gizlilik ilkesine uyarak yerine getirirler.

İşverenler, çalışanların kişisel sağlık dosyalarını işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl muhafaza eder. Çalışanların iş yerinden ayrılması ve farklı bir işe başlaması durumunda ise yeni işveren ilgili sağlık kaydını ister. Bunun üzerine ise önceki işveren, dosyanın onaylı bir örneğini bir ay içerisinde yeni işverene gönderir.

İşçi özlük dosyası, İş Kanunu içerisindeki 75.maddede düzenlenmiştir. İşverenlerin çalıştırdıkları her çalışan için bir özlük dosyası düzenlemesi gerekir. Söz konusu dosyada:

İşveren, çalışana dair edinmiş olduğu bilgileri hukuka uygun ve dürüstlük ilkeleri kapsamında kullanmak ve gizli tutmak zorundadır. Çalışanın haklı çıkarının olduğu bilgilerin açıklanmaması, işverenin yükümlülüklerindendir.

Emzirme odası ve yurtlarda tutulması gereken kayıtlar vardır. Söz konusu kayıtlar şu şekilde sıralanabilir:

• Kabul ve kayıt defteri
• Sağlık muayene kağıdı
• Gözlem kağıdı
• Serum ve aşılar
• Ağırlık çizelgeleri

• Tehlikeli ve ağır işlerde çalışanlara ait sağlık raporu
• Genç işçi raporu
• İş kazası bilgi formu
• İntoksikasyon ve meslek hastalığı bilgi formu
• İş kazası raporu
• Meslek hastalığı ve iş kazası bildirim formu
• Tehlike bilgi formu
• Bedensel engellilik ve kronik hastalık izleme dosyası

İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliğine göre işverenin sağlık ve güvenlik kayıtları ve onaylı deftere dair yükümlülükleri vardır. Bu husus 7. maddede düzenlenmiştir. Buna göre:

1) İşveren, ilgili mevzuatta ifade edilen süreler saklı kalmak şartı ile çalışma ortamındaki İSG faaliyetlerine dair her türden kaydı, çalışanların işten ayrılma tarihinden sonra 15 yıl boyunca kişisel sağlık dosyalarını muhafaza eder.

2) Çalışanların farklı bir işyerinde çalışmaya başlaması durumunda, yeni işveren tarafından kişisel sağlık dosyası, eski işverenden istenir. Eski işveren, 30 gün içerisinde ilgili dosyanın onaylı örneğini yeni işverene gönderir.

 3) Onaylı defter, işyerinin yer aldığı merkezdeki noter veya Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlüğü tarafından her sayfası mühürlenerek onaylanmaktadır.

4) Onaylı defter, tespitlere bağlı olarak işveren, işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı tarafından ayrı ayrı ve birlikte imzalanmaktadır. İlgili deftere yazılanlar, işverene bildirilmiş kabul edilir.

5) Onaylı defterin aslı işverende, diğer suretleri ise işyeri hekimi ile iş güvenliği uzmanında bulunur. Defterin düzenli tutulması ve imzalanması konusunda sorumlu işverendir. Yetkili iş müfettişleri talep ettiğinde, işveren tarafından onaylı defter gösterilir.

Söz konusu yönetmelikte OSGB ve İSGB’lerin görev, sorumluluk ve yetkileri düzenlenmiştir. İlgili düzenleme, 13.maddede yapılmıştır. Buna göre:

1) OSGB ve İSGB’ler, çalışma ortamında güvenli ve sağlıklı bir çalışma ortamı oluşturmak için şunlardan sorumludur:

(d) Yıllık değerlendirme raporu, yıllık çalışma planı, çalışanların sağlık gözetimi, çalışma ortamı gözetimi, meslek hastalığı ve iş kazasıyla İSG’ye dair bilgilerin ve çalışma neticelerinin kaydının alınması

(e) Çalışanların yürüttükleri işler, risk değerlendirmesi neticeleri ve maruz kalma bilgileri ile periyodik ve işe giriş muayene neticeleri, meslek hastalıkları ve iş kazalarının kayıtlarının kişisel sağlık dosyalarında, gizlilik esasına göre muhafaza edilmesi

2) Çalışma ortamında İSG hizmeti vermek üzere OSGB’ler tarafından görevlendirilen iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından muhafaza edilmesi gerekli olan onaylı defter örnekleri, yıllı değerlendirme raporu ve yıllık çalışma planı suretleri ile çalışanlara verilen İSG eğitimi ile ilgili kayıtların saklanması, OSGB arşivinde yapılır. İstenilmesi durumunda yetkili memurlara gösterilir ve denetlenmesine izin verilir.

İYH ve DSP Görev Yetki ve Sorumlulukları Hakkında Yönetmeliğe göre; diğer sağlık personelinin (işyeri hemşiresi) İSG hizmetlerinin planlanması, izlenmesi, değerlendirilmesi ve yönlendirilmesi süreçlerinde işyeri hekimi ile birlikte hareket ederek, çalışarak veri toplaması ve gerekli kayıtları tutması gerekmektedir.

Aynı yönetmeliğin 9.maddesinde ise işyeri hekimlerinin, İSG hizmetleri kapsamında kayıtlarla alakalı olarak detayları ilgili yönetmelikte belirtilen görevleri yapmakla ve bunların kaydını tutmakla yükümlüdür. İlgili iş ve işlemler ise rehberlik, risk değerlendirmesi ve sağlık gözetimi şeklindedir.

4) Çalışanların, çalışacakları işe uygun olduklarını gösteren işe giriş muayenesi ve periyodik sağlık muayeneleri ile gerekli tetkiklerin neticelerinin, Ek-2’de yer alan örneğe uygun şekilde düzenlenmesi ve muhafaza edilmesi

5) Özel politika gerektiren gruplar, meslek hastalığı ön tanısı ya da tanısı alanlar, kronik hastalığı olanlar, madde bağımlılığı ve iş kazası geçiren çalışanların uygun işe yerleştirilmesi için gerekli sağlık muayenelerinin yapılması, raporların düzenlenmesi, meslek hastalığı ön tanısı ya da tanısı alanların olması durumunda, ilgili kişinin çalıştığı departmandaki çalışanların sağlık muayenelerinin tekrarlanması

ç) Eğitim, kayıt ve bilgilendirme

6) İSG çalışmaları ve sağlık gözetimi neticelerinin kaydedildiği yıllık değerlendirme raporunun iş güvenliği uzmanı ile birlikte, Ek-3’teki örneğe uygun şekilde hazırlanması

7) Bakanlık tarafından belirlenecek İSG’yi ilgilendiren konularla alakalı bilgilerin İSG KATİP üzerinden Genel Müdürlüğe bildirilmesi

d) İlgili diğer birimlerle işbirliği yapılması